Assistant administration des ventes H/F

EXPERT & MANAGER, cabinet de Conseil en Recrutement créé en 2004 et filiale du groupe INTERACTION - Réseau DOMITIS, est présent sur Paris, Marseille, Tours, Rennes, Lyon, Nancy, Angers, Lille, Brest et se développe également en province.
 
Nos équipes de Consultants et de Chargés de Recrutement recherchent, évaluent et présentent les meilleurs profils Experts, Agents de Maîtrise, Cadres.
 
Cette détermination nous a réussi puisque nous totalisons aujourd'hui plus de 190 clients et 2400 candidats, qui nous font confiance pour les accompagner.
 
Nos domaines d'expertise : Comptabilité & Finance, RH - Paie - Juridique, Commercial & Marketing, Immobilier & BTP, Industrie & Ingénierie, Informatique & Digital.
 
Notre devise : "Deviens qui tu es ; devenons ensemble qui nous sommes et ouvrons le champ des possibles possible"
 
Ce qui nous définit : Expertise, pugnacité, simplicité, plaisir !

Nous recherchons pour l’un de nos clients, spécialisé dans la production et la construction de machine spécialisées, un Assistant administration des ventes H/F.

En collaboration avec les responsables différents services, vous serez en charge du traitement administratif des commandes client afin qu’elles leur soient livrées dans les meilleures conditions (service, coût, délai, qualité du produit). Vous serez donc l’interlocuteur privilégié des clients aussi bien pour les ventes de machines que pour les ventes de pièces de rechange.

Ainsi, vos missions seront :

• Traitement des dossiers commerciaux :
  • Établir les devis de machines, de pièces de rechanges et de travaux
  • Enregistrer les commandes de machines et de travaux
  • Etablir et envoyer les accusés de réception de commande au client ;
  • Suivre l’avancement des machines en production grâce au Cahier d’affaire de l’ERP
  • Organiser les expéditions de machines en France ou à l’étranger
  • Enregistrer dans l’ERP les colisages des machines
  • Émettre les documents nécessaires à l’accompagnement de la marchandise (Bon de livraison, certificats, étiquetages, clé USB contenant le dossier constructeur…)
  • Faire un suivi de l’acheminement de la marchandise avec le transporteur jusqu’à leur livraison à destination
  • Facturer les machines expédiées
  • Envoyer aux clients les factures de machines, de pièces de rechange et de travaux
  • Établir la déclaration d’échanges de biens
  • Faire les relances de paiement

• Communication :
  • Être l’interlocuteur privilégié des clients lors de leurs appels téléphoniques
  • Les conseiller techniquement sur les produits et leur communiquer les fiches techniques ou notices d’instruction dont ils peuvent avoir besoin
  • Traduire des instructions techniques ou fiches techniques en anglais permettant la bonne compréhension des clients étrangers
  • Assister les techniciens en interne dans leur communication avec les clients en cas de panne
  • Assurer la transmission des informations commerciales entre les différents services en interne afin que la machine expédiée soit conforme à la commande reçue
  • Assurer la communication avec le client tout au long de la fabrication de sa commande et tout au long de la vie du produit
  • Assurer la communication externe avec les interlocuteurs impliqués dans l’acheminement des produits chez le client final (transporteurs, douanes, services logistiques intermédiaires, contacts clients)

• Missions ponctuelles :
  • Mettre à jour, éditer et distribuer hebdomadairement le planning d’expédition des machines aux différents services concernés dans l’entreprise
  • Vérifier la facturation des pièces de rechange
  • Emettre les commandes sans prix pour la soudure
  • Organiser des déplacements (réservations de billets, d’hôtel, réservation de parkings, location de voiture…)
  • Aider à la rédaction de Newsletters
  • Participer à l’élaboration et le maintien du site internet
  • Renseigner les fiches des pièces cyclées dans l’ERP : intégrer la traduction des désignations de pièces, leur colisage, leur photo …
  • Participer à la mise en place de de tableaux de bord (vente/ production) ou à l’élaboration de documents destinés à la production, à la qualité, aux méthodes
  • Assurer l’accueil du standard téléphonique

Profil recherché :

Titulaire d’un BAC +2 en Commerce International, vous justifiez d’une expérience significative et réussie sur un poste similaire dans le domaine de l’industrie.

Vous disposez de solides connaissances en techniques de vente, sur les règles du commerce international et sur les flux industriels.

La maîtrise d’un ERP et du pack office seront des atouts pour ce poste.

Maîtrise de la langue Anglaise indispensable.